O que faz um auxiliar administrativo? Descubra aqui

Saber o que faz um auxiliar administrativo é fundamental para compreender como funciona a base dessa área tão importante para as empresas. Afinal, quem exerce essa tarefa tem grandes chances de crescimento, desde que adquira experiência prática e busque por qualificações para se tornar um grande administrador.

Esse profissional atua de forma bastante versátil dentro da maioria das instituições organizacionais, por realizar diversas tarefas. Por isso, ele costuma encontrar boas oportunidades em empreendimentos de todos os portes e setores.

Devido ao grande campo de atuação, muitos têm dúvidas a respeito do que faz um auxiliar administrativo e como é a carreira. Conheça todos os detalhes sobre essa profissão promissora.

Qual é a função de um auxiliar administrativo?

Os trabalhos exercidos por esse cargo são variados, mas essenciais para o funcionamento das empresas. Confira abaixo, alguns exemplos de atuação:

Ajuda no controle financeiro

A função do auxiliar administrativo é prestar suporte para profissionais em níveis mais superiores, como gerentes e analistas. No caso do controle financeiro, as tarefas estão relacionadas com o fluxo de caixa e outras atividades. Confira algumas das tarefas do auxiliar administrativo:

• acompanhar as contas a pagar e os valores a receber;
• arquivar comprovantes;
• coletar informações financeiras de outros departamentos;
• emitir notas fiscais;
• fazer pagamentos.

Organiza arquivos e documentos

Fazer o gerenciamento documental faz parte da rotina de um auxiliar que trabalha no setor administrativo. Ele armazena arquivos e classifica-os por nível de importância, a fim de disponibilizá-los a quem os procura.

Uma maneira que realizar essa tarefa com praticidade é por meio de documentos digitais. Esse recurso agiliza o processo de armazenamento e facilita a busca por algum arquivo específico.

Preenche planilhas e formulários

Essa é uma tarefa bastante necessária e muito realizada pelos auxiliares administrativos, visto que ajuda gerentes e analistas a compreenderem o estado da empresa em determinado período. Nesse sentido, é importante ter conhecimento de Excel nível intermediário ou avançado para desenvolver esse trabalho com maestria e praticidade.

Atende clientes e fornecedores

O auxiliar que atua na administração pode ser designado para fazer contato com clientes e fornecedores. Dessa forma, é possível que você atenda não somente consumidores, mas também representantes de outras empresas que compram ou fornecem insumos.

Para realizar essa tarefa com excelência, é preciso ter uma boa comunicação, que pode ser desenvolvida por meio de treinos e cursos de oratória. Assim, você adquire um diferencial realizando atendimentos.

Elabora agendas e relatórios

Essa função é essencial para organizar e orientar departamentos, gerentes, administradores, ou seja, muitos dos profissionais envolvidos na rotina empresarial. Nesse sentido, o auxiliar administrativo analisa a disponibilidade de cada indivíduo, faz o lançamento das datas e marca todos os compromissos, evitando o conflito de dias e horários.

Além disso, esse profissional também elabora relatórios a partir dos materiais com os quais tem contato, como os administrativos, financeiros, fiscais etc. Essa relação, que é feita de forma periódica, é ideal para acompanhar e analisar resultados.

O que um auxiliar administrativo não pode fazer?

Essa pergunta pode ser respondida relacionando as diferenças entre profissões administrativas que são parecidas, como é o caso do assistente e do auxiliar. O primeiro presta assistência direta ao administrador da empresa. Ele agiliza e desburocratiza processos, faz negociações, controla receitas e gerencia materiais e conhece todo o fluxo operacional da companhia. Em geral, é uma função ocupada por um graduando em administração.

Já o trabalho do auxiliar administrativo é bastante similar, sendo que a diferença é o nível de responsabilidade acumulada. Normalmente, ele costuma realizar funções menor complexidade e costuma contar com suporte e aprovação de superiores.

Pelo perfil dos dois cargos, você já pode compreender as tarefas que um auxiliar não pode desempenhar por conta da falta de experiência e conhecimento técnico. Algo que pode ser desenvolvidas ao cursar uma faculdade de administração, por exemplo. Ao concluir o bacharelado, você estará apto para em muitas áreas administrativas.

Qual é a média salarial dessa profissão?

Segundo o Catho — considerando dados disponíveis em junho de 2023 —, um auxiliar administrativo ganha em média de R$1.478,83 por mês. Esse valor depende do porte da empresa, do segmento, da localidade e das qualificações necessárias para a vaga. Por ter uma natureza versátil, essa profissão favorece a aquisição de experiências, permitindo conquistar cargos mais elevados — aprender no dia a dia de trabalho é uma etapa valiosa para a carreira de quem deseja se aperfeiçoar continuamente. Ao exercer a função de auxiliar, você terá diversas oportunidades de crescimento no ramo da administração.

O que é preciso ter para ser um auxiliar administrativo?

Existem algumas competências e habilidades fundamentais para o sucesso nessa profissão. Conheça todas elas a seguir.

Concentração

As tarefas realizadas pelo auxiliar administrativo reúnem atividades essenciais para a empresa. Por isso, é preciso ter foco e concentração durante o trabalho. A falta dessa característica pode levar ao registro incorreto de contratos, documentos e relatórios.

Organização

Outra função designada para o cargo é o controle de arquivos físicos e digitais. Além disso, é necessário lidar com agendamentos e prazos do cotidiano. Com a ausência de disciplina e organização, é fácil perder compromissos importantes. Portanto, a organização diária é fundamental para ganhar reconhecimento e evitar sobrecargas.

Comunicação

Dialogar e socializar são requisitos indispensáveis para o sucesso da profissão. É importante saber interagir com colegas, superiores, clientes e fornecedores. Já a escrita é necessária para redigir e-mails, comunicados, relatórios, entre outros modelos textuais inerentes ao ambiente organizacional.

Dinamismo

O profissional que exerce a função de auxiliar administrativo precisa ser flexível por conta da quantidade de tarefas. Isso significa que o dinamismo evita procrastinações, cumpre prazos e aprimora as atividades realizadas.

Autonomia

O ambiente administrativo é sensível às mudanças internas e externas. Novos cenários e necessidades surgem de forma repentina, exigindo decisões rápidas. Por isso, a habilidade de buscar soluções de qualidade para situações inesperadas é um diferencial para essa profissão.

Qualificação contínua

Uma maneira eficaz de demonstrar competência e empenho é por meio da busca por conhecimento. Profissionais que estudam desenvolvem competências administrativas requisitadas para funções de comando e tendem a conquistar cargos elevados nas empresas.

Saber o que o auxiliar administrativo faz é o primeiro passo para construir uma carreira promissora. Se você se encaixa nesse perfil de trabalho, não hesite em buscar qualificações importantes, sendo um estudante de administração.

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