7 ferramentas de gestão de tempo para aplicar em sua rotina

Em uma rotina corrida, sabemos que não é tão simples encontrar momentos para, por exemplo, aperfeiçoar seu conhecimento. A boa notícia, porém, é que existem muitas ferramentas que podem ajudar você a fazer uma gestão de tempo mais eficiente. Com organização, até mesmo as agendas mais cheias não vão limitar as suas possibilidades de crescimento.

O melhor de tudo é que existem soluções para os mais variados tipos de perfis, rotinas e objetivos. Ou seja, não importa qual é o seu desafio, existem métodos ou ferramentas que podem ajudar você a superá-lo em busca das suas metas profissionais e pessoais. Da simples definição das suas prioridades até o uso de metodologias consagradas, as alternativas não faltam.

O que acha, então, de conferir nossas dicas para ajudar você a fazer um gerenciamento de tempo ainda melhor do seu dia a dia? Continue a leitura deste artigo e confira!

1. Defina uma lista de prioridades

O primeiro passo é definir uma lista de prioridades ao longo de um dia ou, até mesmo, para a semana. Quer aprender sobre um assunto específico, mas também precisa focar o seu trabalho?

Colocando no papel tudo o que deve ser feito, fica muito mais fácil visualizar a sua agenda. Assim, você pode, por exemplo, dividir os seus dias em horas e reservar algumas delas para os estudos.

Imagine que você quer entrar em um novo capítulo do material que está estudando. Em vez de tirar uma tarde inteira para fazer isso e acumular pendências no trabalho, ou mesmo abrir mão de momentos de lazer, por que não separar 30 minutos por dia para a leitura do capítulo, ao longo de uma semana? Dessa forma, você consegue focar as suas reais prioridades e evoluir gradativamente.

2. Faça pausas planejadas ao longo do dia

A correria do dia a dia não deve impedir que você abra mão de pequenos momentos de pausa. Afinal, um ritmo muito intenso de trabalho e/ou estudos pode gerar problemas mais graves, como a síndrome de Burnout, que se trata do esgotamento físico e mental de uma pessoa.

Sendo assim, defina momentos ao longo de um dia para ter uma pausa, longe do computador ou dos estudos. Pode ser um lanche para repor as energias, a leitura de um livro por alguns minutos ou assistir a um vídeo engraçado no celular.

É importante, porém, ter controle sobre essas pausas, para que elas não se tornem um problema maior dentro da sua rotina. É necessário não ultrapassar o tempo planejado para que aquele momento de descontração não se torne uma dor de cabeça mais para frente.

3. Explore as vantagens do método Pomodoro

Uma técnica muito utilizada para realizar as pausas planejadas é o método de Pomodoro. A ideia é muito simples: divida toda a sua agenda em períodos de 25 minutos. Entre eles, estipule intervalos de 5 minutos.

O objetivo disso é atingir um alto nível de concentração, com foco total na realização de uma tarefa específica e, antes de continuar ou iniciar outra atividade, descontrair por poucos minutos.

Um exemplo: responda ao máximo de e-mails que você consegue durante 25 minutos. Quando o tempo acabar, levante para tomar um café, um copo de água ou ir ao banheiro.

Retorne e, por mais 25 minutos, concentre-se em algumas das suas atividades que precisa realizar ao longo daquele dia. Tirou uma hora do seu sábado para estudar? Faça 25 minutos de leitura, pause por outros 5 minutos e repita o procedimento.

4. Determine prazos

Para aumentar a sua produtividade, é importante também definir prazos a serem cumpridos. Na hora que alinhar as suas prioridades para a semana, você deve colocar também quais são as datas e horários para entregar as tarefas.

Vale tanto para a resenha sobre o capítulo do livro dos seus estudos quanto para um projeto do trabalho. Essa prática ajuda na motivação e no foco para garantir que tudo esteja pronto na data combinada.

5. Escolha um ambiente adequado

Outro ponto importante para fazer o gerenciamento de tempo é o ambiente escolhido para se concentrar. Um local com muito barulho, televisão ligada e outras distrações pode tornar a tarefa muito complexa.

O ideal, portanto, é que você consiga encontrar um espaço silencioso e iluminado para que o seu tempo de foco nas tarefas seja, de fato, dedicado aos estudos ou ao trabalho. Outro detalhe importante é a organização no local, evitando itens que estimulem a distração.

Coloque um calendário em cima da mesa, liste as tarefas que precisam ser feitas, computador, material de consulta e se concentre apenas no desempenho das atividades que precisam ser feitas.

6. Experimente o método Kanban

O Kanban é um método de gerenciamento de atividades que consiste na divisão de três status: “para ser feito”, “em produção” e “entregue”. Em uma única tela, é possível visualizar tudo o que está em cada um desses itens.

Isso permite uma maior organização e controle para que nada seja esquecido ao longo de uma semana corrida, além de facilitar a gestão sobre, por exemplo, quais são as prioridades.

7. Faça bom uso da tecnologia

A tecnologia deve ser utilizada como uma ferramenta para facilitar a gestão de tempo, seja com a marcação de prazo, seja com a criação de um painel a partir do método Kanban. Existem inúmeras soluções gratuitas que podem ser utilizadas no seu computador ou celular para ajudar você a entender mais sobre o desempenho ao longo de um dia.

Há ferramentas que permitem cronometrar o tempo necessário para a execução de uma tarefa e até soluções para organizar a sua agenda. Além da dedicação e comprometimento, a tecnologia pode tornar esses desafios muito mais simples de ser superados. Alguns exemplos de ferramentas gratuitas:

• Trello: utiliza a metodologia Kanban para que você organize os seus projetos e controle os seus prazos;
• Todoist: uma agenda gratuita que você pode colocar as suas tarefas pessoais e profissionais para não deixar de fazer nada ao longo do dia;
• MeisterTask: com um dashboard completo, você consegue gerenciar todos os seus projetos e compromissos de forma personalizada.

A gestão de tempo, então, deve ser um objetivo para qualquer pessoa que quer se desenvolver profissionalmente. Por mais cheia que esteja a sua agenda, é possível encontrar momentos para aperfeiçoar os seus conhecimentos, por exemplo. Com a aplicação das dicas que apresentamos ao longo deste artigo, sua tarefa fica mais fácil e suas metas mais próximas.

Agora que você já conheceu um pouco mais sobre diferentes ferramentas para o gerenciamento de tempo, o que acha de seguir por dentro de conteúdos úteis para o seu desenvolvimento profissional? Assine a nossa newsletter e receba materiais como este diretamente na sua caixa de entrada!

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